Achieving Paperless Office with Digital Transformation



Digital Transformation helps to achieve Paperless Office


The paperless office is currently a very popular topic in the world. Many companies and firms are trying to implement improvements in this area in order to speed up processes and reduce administration. Ecological and climate goals have also played a special role in recent times.


Nevertheless, the use of paper in companies is still high, which brings a number of problems in the processing, exchange and archiving of documents, as well as high administrative complexity. The COVID era has brought many companies to the brink of strength. Failure to process has created the need for fast digitalisation and automation.


Digitalisation and automation can reduce administrative costs by up to 30 percent in six months and up to 50 percent in one year.


Modern technologies are the solutions


For many people, the introduction of new technologies into already established processes is a way of thin ice. They fear that the implementation of new procedures will not help the company and will bring nothing but complications and unwanted cost increases.


Companies are often conservative and do not think about the potential benefits that modern technology could provide in their business.


By using them, such as artificial intelligence - AI, or robotic process automation - RPA, we can remove paper from processes and with it the problems it causes.

Another benefit is that this creates space for employees to perform tasks with higher added value and not spend time on routine, repetitive work or banalities.


Implementation of paperless office at APM Digital


At APM Digital, we have been devoting ourselves to digitalise processes for a long time, so it is not surprising that we have also digitalised internally. The process of digitalisation was not immediate, it took place gradually and at present we have managed to achieve an almost 100 percent digitalisation rate. This has enabled us to operate significantly more efficiently, faster, from anywhere, and we have also achieved significant cost savings.


Digitalizovali sme vnútrofiremné procesy, ako sú účtovníctvo a backoffice

Ako prvú sme digitalizovali výmenu a spracovanie podkladov v účtovníctve. Papierové podklady sa hneď pri stupe nascanujú a následne sa spracúvajú už len elektronicky. Následne prišli na radu procesy v oblasti administratívy, kde sme vo veľkej miere automatizovali manuálne činnosti, ako sú prepisovanie udájov zo systému do systému.


Digitalizovali sme vnútrofiremnú komunikáciu

Na internú komunikáciu sme už pred COVID-om zaviedli elekronické nástroje ako sú napr. MS Teams, prostredníctvom ktorých u nás prebieha komunikácia a výmena základných dokumentov. Zamestnanci môžu pracovať plnohodnotne remotne, bez zásadných dopadov na ich kvalitu práce. Komunikáciu v týchto náročných časoch vylepšuje aj náš prístup práce v agilných tímoch.


Digitalizovali sme sales a komunikáciu so zákazníkmi

Zaviedli sme cloudový CRM systém - Salesforce, ktorý nám dáva možnosť uceleného pohľadu na zákazníkov. Sales tím má pomocou tohto nástroja prístup k celej histórii komunikácie so zákazníkom odkiaľkoľvek, vie vytvárať objednávky a reporty apod. CRM sa v našej spoločnosti stalo za krátku dobu centrálnym nástrojom, do ktorého automatizovane nahrávame údaje z iných systémov.


Digitalizovali sme recruitment a komunikáciu s uchádzačmi o zamestnanie

CRM Salesforce sme nasadili aj pre komunikáciu s uchádzačmi o zamestnanie. Automatizácie spracujú profily z kariérneho portálu, ako napríklad Profesia. Automaticky sa uchádzačom prepošle online formulár pre spracovanie osobných údajov, ďalej automaticky spracuje maily a založí zložku kandidáta v CRM. Len tento krok sám o sebe šetrí firme mnoho času a tým nemalé finančné prostriedky.


Digitalizovali sme docházku a máme vlastného dochádzkoveho chatbota

Digitalizácia sa nevyhla ani dochádzke zamestnancov. Naši zamestnanci majú možnosť pri príchode do práce napísať chatbotovi a ich príchod je zaznamenaný. Takisto si veľmi rýchlo môžu pozrieť, kto z ich tímu je v súčastnosti v práci, má dovolenku alebo je nedostupný. Systém funguje odkiaľkoľvek, čo je v období remotnej práce obrovským prínosom. Systém nám umožňuje aj logovanie sa prostredníctvom mobilnej aplikácie z hociktorého miesta, prípadne v prípade potreby miesto logovania obmedziť na istú lokalitu.


Digitalizovali sme zmluvy a podpisy realizujeme elektronicky

Vzhľadom na konzultačnú povahu nášho biznisu sme často na cestách. Vnímali sme potrebu zefektívniť proces podpisovania zmlúv, nakoľko dochádzalo k zbytočným prieťahom pri ich podpisoch alebo zvýšenej administratívnej náročnosti. Zmluvy sme kompletne elektronizovali a zaviedli sme nástroj na elektronické podpisovanie zmlúv s dodatočnou SMS autentifikáciou podpisujúcich strán.


S úradmi komunikujeme elektronicky

Ak ste sa dočítali až sem, asi vás neprekvapí, že komunikácia s úradmi u nás prebieha kompletne elektronicky a v rámci aktuálnych možností štátnej správy.



Thanks to digitalisation, we have higher data quality and save thousands of EUR per month


Digitalisation saved us considerable resources in the field of administration, but also significantly streamlined the operation of the company and communication with the external world. It also relieved us of the necessary physical presence in offices.


With digitalisation we have achieved:

  • saving money for administrative services and other activities in the amount of thousands of EUR per month

  • significant increase in the quality of available data

  • the ability to create various automated reports, which was not previously possible to this extent

  • elimination of manual rewriting of data from one system to another

  • targeting employees for other, more qualified tasks

  • eliminating the need for frequent trips to and from the post office

  • a unified and fast overview of communication with customers and job seekers

  • reducing the need for physical presence in offices



Digitalizácia nám ušetrila nemalé prostriedky v oblasti administratívy, ale aj celkovo výrazne zefektívnila chod firmy a komunikáciu s externým svetom. Takisto nás odbremenila od nevyhnutnej fyzickej prítomnosti v officoch.


Digitalizáciou sme dosiahli:

  • ušetrenie finančných prostriedkov na administratívne výkony a ďalšie činnosti vo výške tisícov EUR mesačne

  • výrazné zvýšenie kvality dostupných dát

  • schopnosť vytvárať rôzne automatizované reporty, čo predtým v tomto rozsahu nebolo možné

  • odstránenie manuálneho prepisovania údajov z jedného systému do druhého

  • zacielenie zamestnancov na iné, kvalifikovanejšie úlohy

  • odstránenie potreby častých ciest na poštu a späť

  • jednotný a rýchly prehľad o komunikácii so zákazníkmi a uchádzačmi o prácu

  • zníženie potreby fyzickej prítomnosti v kanceláriách


Vieme pomôcť s digitalizáciou procesov aj vo vašej firme


Ruku na srdce, ako to vyzerá u vás vo firme? Máte procesy digitalizované a automatizované, alebo sa stále boríte s prepisovaním dát z jedného systému do druhého resp. z papiera do systému?


V novej ére digitalizácie je dôležité, aby ste sa dokázali chopiť ponúkaných príležitostí a dosiahnuť tak väčšiu efektivitu. Konkurencia nespí, automatizuje a digitalizuje. Nedostatky v tejto oblasti vás môžu už v krátkom období dostať do straty alebo ukončiť vaše podnikanie.

Viac o digitálnej transformácii a konkrétne prípadové štúdie nájdete na https://www.apm.digital/digitaltransform alebo nás kontaktujte nás na consulting4free@apmdigital.eu a my vám radi poskytneme bezplatnú konzultáciu pre váš kontrétny prípad.


0 views